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信息化在施工项目成本管理中的运用
作者:傅小平 来源:互联网 点击量: 发布时间:2009-1-13 16:39:02
  施工项目成本管理信息化是利用计算机网络及相应的软件系统,收集和归纳施工项目各阶段的各类数字信息。构建项目(也可上升到企业)的数据库和信息平台,并将信息加以分析利用,为数据纠偏提供参考.从而达到整改薄弱环节,提高施工管理水平和成本控制水平的目的。
    
  我管理的雅豪丽景开发小区工程,较为成功的使用了项目成本管理信息化系统,特别是在系统中超前的引入了项目运营期间的资金管理模块,为计算机辅助项目进行资金预测、资金使用动态管理积累了经验。
    
  一、项目成本管理的流程设计
    
  雅豪丽景开发小区工程的付款条件较恶劣,基础至主体结构六层期间业主不支付工程进度款,到达结构六层时,月进度款按75%支付。结合该工程资金供应的实际情况,在成本管理流程设计中,我们增加了项目资金管理模块。 
   
  二、实施成本管理信息化前项目的成本管理状况
    
  信息化系统实施前,项目成本管理的主要症结:
    
  1、施工过程中基本无成本核算,不能做到项目成本的日清月结,过程中基本不清楚盈亏;
  2、计划性较差,劳务、材料的使用基本没有控制;
  3、部门之间的业务交圈不太好,生产、材料、预算部门之间表现较突出;
  4、资金计划的准确性差。
    
  上述症结导致的具体工作缺陷是:
   
   1、在材料管理上:发料无依据,室外大宗材料发料单数量非实际消耗用量,为材料员估计用量;采购计划不准确,大部分计划为施工员口头通知材料员;室外材料进场后项目部不再进行专门管理;商砼小票部位不详细;月底报表以结算单数量为准,而非现场实际进料数量;不清楚材料实际使用部位,材料使用无计划控制。
    
  2、在项目财务管理上:不进行项目实际成本核实,不清楚项目实际盈亏状况;所有费用一次性进成本;实际支出费用滞后。
    
  3、在预算管理上:没有内控预算;月进度报量与实际有差异,而月进度报量又成了成本核算时收入的计算依据。
    
  4、在计划管理上:劳务管理无计划控制;材料需用计划随用随提,无计划性。
    
  5、在资金管理上:收用款常出现脱节,进度款入不敷出现象月月发生。
    
  三、项目成本管理信息化工程的实施目标
    
  针对缺陷拟订的实施目标:
    
  1、总体目标:解决过程中核算不清楚不及时的问题。将工程划分为四个阶段进行中间阶段成本核算,分别为基础、结构非标准层、结构标准层、装修阶段,按阶段核算项目部直接费的盈亏情况。
    
  2、开发项目资金管理模块,满足项目资预算、使用、债权债务管理需要。
    
  3、在软件系统提供的业务数据基础上,软件系统自动生成成本管理表单,满足项目部内部管理及公司对项目部管理的需要。
    
  四、针对项目管理现状提出信息化解决方案


 序号  工作内容  应用模式  实施人
 1  进度计划
 1.1  Wbs分解  结构工程wbs进行分解,分解细度到层;  技术、生产部部长
 1.2  实际时间填写  当H填写实际完成时问,逢25日统一检查实际时间跟踪填写情况,不得遗漏。  技术、生产部部长
 2  材料计划
 2.1  室外大宗材料需用计划钢材、混凝土、模板、木材等  每月25日前编制下月需用计划备注:分别由各专业工长,在每月23 H前,汇总下月的需用数量给技术内业;  技术内业
 2.2  库房材料需用计划  同上  技术内业
 2.3  采购计划  每月25日前根据需用计划在软件中编制《采购计划》,打印出来报公司;  材料员
 3  预算管理
 3.1  合同预算管理  将合同预算导人系统:  经营副经理
 3.2  合同预算拆解  每月根据项目部实际完成量在本月完成的相应部位进行拆解;  经营副经理
 3.3  合同预算月度工程量统计  每月25日编制统计报量,打印后上报/监理公司  经营副经理
 3.4  中标合同登记  合同签订后登记  经营副经理
 4  劳务、分包、合同管理
 4.1  劳务、分包合同登记  合同签订后当天登记;  经营副经理、技术内业
4.2   分包合同拆解  土方、防水分包等根据部位提前拆解,由计算机自动统计;  经营副经理
 4.3  方单管理
 1.计件任务书随时发生随时录入,用软件的任
务单进行管理;
2.计时工管理用软件的临时单管理;
 砼工长
 4.4  劳务分包结算  1.计件任务书用软件的[任务单结算]管理进行结算;
2.计时工用[临时工单结算]管理进行结算
 砼工长
 4.5  材料租赁合同  材料进场前签订合同,用软件中的租赁合同模块 管理;  材料员
 4.6  租赁机械合同  开始录入机械前登记完毕,用软件中的租赁合同模块管理;  机械管理员
 4.7 商砼合同   开始录入小票前登记完毕,用软件中的商砼合同模块管理;  材料员
 5  材料管理
 5.1  室外材料入库/进场  收料单在两天内录入;25日前必须把当月发生的进场所有单据录入完毕;全部以供应商形式录入;供应单位全部为公司,材料人厍单编号必须加上类别, 材料员 
 5.2  室外材料出库/出场  1.部位开工前由钢筋工长提供下料表,每月钢筋工长把本月耗料情况交给材料员,材料员核对下料表后开《领料单》。其他沿用现有手工模式录入。
2.租赁周转材料退料单在两天内录入完毕;25日前必须把当月发生的退场单据录入完毕;
 材料员
 5.3  商砼小票  由工长当天发生当天录入,  砼工长
 5.4  室外材料结算  到公司拨料单后编制结算单;自采材料每月25日与供应商结算,核对结算单。(收到公司
《拨料单》,按类别结算,结算单据编号必须按类 别编,号码为拨料单编号,例:化杂022888)
 材料员
 5.5  商砼结算  每月底在系统中编制《商砼结算单》,与供应商对帐  材料员
 5.6  租赁周转材料结算  每月底在系统中编制《租赁周转材料结算单》,
与供应商对帐
 材料员
 5.7  库房材料入库  收料单在两天内录入;25日前必须把当月发生的进场单据录入完毕;全部以供应商形式录入;  库房管理员
 5.8  库房材料出库  发料单在两天内录入;25日前必须把当月发生的发料单据录入完毕;全部以供应商形式录入;  库房管理员
 5.9  库房材料结算  收到公司《拨料单》,按类别结算,结算单据编号必须按类别编,号码为拨料单编号,例:化杂022888  库房管理员
 5.10  台帐  用软件明细帐替换现有《明细帐》和《入场记录》。  材料员、库房管理员
 5.11  报表  系统做报表替代《材料收发结存月报表》。实施试运行阶段做完。  材料员、库房管理员

  五、资金预算管理
    
  项目的资金管理除了财务层面的记帐、核算管理外,最关注的工作有三项,一是策划阶段资金的预算管理,二是项目实施过程中资金的使用管理,三是工程竣工后项目的债务清理,其中预算管理是重点也是难点。
    
  资金的预算管理涉及生产、预算、统计、财务、材料、劳工、周材设备等部门,在工程开工前就要做一份全面、详实、切实可行的项目运营期资金预算,需要上述部门人员的共同参与。编制资金预算,之前要编制进度计划,要对合同预算、施工任务、计划成本进行分解,并对数据进行汇总分析。编制资金预算还要了解施工当时的工料机采购模式、施工当时的工料机采购价格,以制订切实可行的费用支付安排。因此,用手工编制资金预算,工作量较大,且不尽科学合理,不便于优化。
    
  下表是系统自动生成的一份《项目运营期资金预算》,预算反映了工程从开工至竣工期间各月份的现金流状况,如某月的净现金流量为正值,表示当月收支相抵后资金尚有节余,如某月的净现金流量为负值,表示当月收支相抵后资金不足,需要动用以前月份的节余资金或者需要另外筹集资金。 

                               项目营运期资金预算
 项日名称:                    填表时间:_______年____月____是                       单位:元
 序号  费用名称  年    月  年    月  年    月
 预计发生额 支付比例   预计吉付额  预计发生额  支付比例  预计吉付额  预计发生额  支付比例  预计吉付额
 一  工程收入                  
 1  预计完成产值                  
 2  预计回收工程款                  
 二  预计费用支出                  
 1  管理人员工资                  
 2  人工费                  
 3  材料费                  
 4  机械费                  
 4.1  ……(各租赁商)                  
 5  工程分包款                  
 5.1  ……(按分包明细)                  
 6  其他费用                  
 三  净现金流量                  
 四  周转金投入金额                  
 五  周转金归还金额                  

  六、实施效果总结
    
  1、细化了管理:因整个工程按系统要求进行了WBS分解,使管理工作更加细划和明确,在过程中已真实反映了基础、结构非标准层、结构标准层、装修阶段的成本状况。
    
  2、数据处理能力大幅度提高:软件系统的应用,使大量的汇总统计可以及时完成。
    
  3、满足了公司对项目的成本管理需要:在软件系统提供的业务数据基础上,软件系统自动生成了公司总部需要的成本管理表单。
    
  4、明确了各岗位的成本管理职责,各岗位人员按照系统设计好的流程按部就班的完成成本管理工作,体现了全员参与成本管理的意识。
    
  5、提升了管理人员素质:借信息化工作的实施,项目人员得到了个性化培训,培训内容包括计算机硬件知识、软件系统基本操作、软件系统管理原理、成本管理专业知识。
    
  成本管理信息化手段的运用,改进了项目基础管理工作的落后状况、提高了管理效率,同时对于跟踪过程成本、控制过程成本起到了积极的作用,或者说为项目成本的全过程管理提供了一条解决思路,成本管理信息化系统值得推广。

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